大型會議機場接站接機（接站）、簽到報到、引導(dǎo)客流等這些看似細(xì)微的會務(wù)工作恰恰是參會者對大型會議體驗好壞的重要性判斷因素。接機（接站）是接待工作中的道環(huán)節(jié)，可能是跨地區(qū)的、全國性的、甚至是國際性的。

會務(wù)接機（接站）有兩個重要特點。不同類型的會議所接待的對象（參會嘉賓）也不同，例如政務(wù)活動接待對象主要以政府領(lǐng)導(dǎo)為主，社團類的會議接機一般只針對特邀嘉賓、演講嘉賓、領(lǐng)域?qū)＜?、知名企業(yè)家等；第二點：接待對象（參會嘉賓）可能是來自全國各地，例如企業(yè)類的全國經(jīng)銷商會議、合作伙伴大會、國際性學(xué)術(shù)大會等。而像這些大型會議的舉辦，絕大部分主辦方是要求為所有參會嘉賓進行接機（接站）安排的。因為這類型會議的接機（接站）涉及的人數(shù)多、航班多、變化多，所以主辦方通常會交給第三方接待公司去承辦。

會議前期利用會議管理系統(tǒng)，將所有參會嘉賓的身份信息、入住信息、航班信息導(dǎo)入會議管理系統(tǒng)，并給每位參會嘉賓發(fā)送專屬二維碼信息。VIP嘉賓可特殊安排。2.對工作人員進行統(tǒng)一管理安排：出口舉牌人員、引領(lǐng)人員、簽到人員、車輛調(diào)度、后勤服務(wù)、應(yīng)急處理，確保每個崗位能夠科學(xué)管理、無縫銜接，確保不漏接、錯接每個參會代表。3.機場AB區(qū)設(shè)置臨時簽到處，機場工作人員用手持PDA掃描參會人員二維碼，即可確認(rèn)參會信息，（數(shù)據(jù)將自動匯總相對應(yīng)的酒店后臺）再安排相應(yīng)車輛接送參會代表前往目的地。4.通過數(shù)據(jù)核算，計算當(dāng)天航班到達的高峰期和同一時段到達機場的人數(shù)，安排足夠車輛時間進行輸送。

在大型會議活動中，嘉賓的接機接站等看似細(xì)微的會務(wù)工作雖說在整體會議中沒有多大的分量占比，可恰恰卻是整場會議體驗感受好壞的重要性判斷因素。